Cadre Administratif (H/F) – Saint-Égrève – CDD de 6 mois renouvelable

Établissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 840.000 habitants sur les deux tiers Sud-Isère. En effet, une des particularités de cet établissement est d’avoir son site principal sur la commune de Saint-Égrève tout en comptant plus de 50 lieux de soins répartis sur l’ensemble du territoire.

Organisé en six pôles cliniques de psychiatrie générale et de spécialités, adulte et enfant, le CHAI est un établissement dynamique, en perpétuelle évolution, afin d’offrir à ses patients une prise en charge de qualité.

Le CHAI fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Alpes Dauphiné dont l’établissement support est le CHU Grenoble Alpes et qui regroupe 8 établissements publics de santé (CHU Grenoble Alpes, sites de Grenoble et de Voiron, CH de La Mure, CH de Rives, CH de Saint-Geoire-en-Valdaine, CH de Saint-Laurent-du-Pont, CH de Tullins, CH d’Uriage et CHAI).

Le GHT a défini un projet médical partagé qui ambitionne une amélioration concrète de la prise en charge des patients au sein de parcours de soins coordonnés. Il revient au CHAI d’animer le pilotage de la filière psychiatrique. Au-delà du GHT, le CHAI a tissé de nombreux liens avec des structures sociales et médico-sociales, des associations ainsi que des collectivités territoriales.

Le Centre Hospitalier Alpes Isère recherche un Cadre Administratif H/F à temps plein, en CDD de 6 mois renouvelable. CDI possible à l'issue de 8 mois de CDD.

Le cadre administratif, gestionnaire de pôle achats, technique et logistique, attaché de pôle ressources matérielles, est le collaborateur direct de la Directrice du Pôle Ingénierie Logistique Sécurité (PILS). À ce titre, il joue un rôle clé dans la gestion et l'optimisation des ressources humaines et financières du PILS. Le poste implique une forte dimension de proximité avec les différents métiers et les cadres du pôle.

Il gère les moyens et des ressources du pôle : techniques, financières, humaines, informationnelles.

En lien étroit avec les équipes opérationnelles, véritable courroie de transmission, il contribue au suivi, à la performance et à l'efficience du pôle et élabore des tableaux de bord personnalisés nécessaires à la gestion des achats et des projets menés par le PILS.

Il assure la liaison entre les besoins des services du CHAI et les fonctions supports : services techniques, services logistiques et transports, service achats, service sécurité, service informatique, pharmacie.

Il s’assure du respect des règles comptables sur la dimension des achats relatives à la certification des comptes, et participe à établir des règles communes d’achat pour tous les services acheteurs du pôle, services techniques, informatique et logistiques compris.

Il contrôle et suit les dépenses relatives aux achats dans le respect du cadre budgétaire, dans les budgets alloués, en entretenant une vigilance constante auprès de tous les acheteurs du pôle.

Il fédère les métiers du pôle et facilite les missions du PILS au sein de l’établissement.

À ces titres, au sein du pôle ILS, par sa méthodologie, sa connaissance terrain et sa proximité avec les différents métiers du pôle, en lien avec la Directrice de pôle, il est chargé de coordonner et d’assister en proximité les cadres et agents techniques et logistiques dans la gestion de leur activité : achats, structuration des commandes, gestion budgétaire, gestion des projets, analyses comparatives, procédures, contrôles, réglementation, subvention, etc.

Il peut être amené à assurer la suppléance de la directrice du PILS en cas d’absence et à être l’interlocuteur direct des membres de la Direction sur certains dossiers et le représentant de la Directrice du PILS lors de réunions extérieures.

Les missions du cadre gestionnaire de pôle achats, technique et logistique, attaché de pôle ressources matérielles, se répartissent comme suit :

• Gestion humaine et administrative du pôle (20%)

  • Encadrer en proximité les équipes du pôle, gestion et développement des personnels
  • Écouter et accompagner les agents du PILS
  • Assurer le rôle de liant à l’intérieur du pôle, fédérer les agents
  • Initier les réunions transversales avec tous les cadres du pôle
  • Accompagner les équipes techniques, logistiques et gestionnaires dans la compréhension des enjeux budgétaires et l'utilisation des outils de gestion
  • Assurer la gestion administrative liée aux activités du pôle et aux projets du pôle
  • Rechercher et obtenir des subventions en assurant la complétude des dossiers et la cohérence avec les projets
  • Concevoir et mettre en œuvre des méthodes et outils permettant d’analyser et de garantir l’utilisation efficiente des ressources financières et humaines du pôle

• Co-pilotage du pôle, contrôle de gestion achats et le contrôle de gestion projets du PILS (35%)

• • S’imprégner de l’activité du pôle pour enregistrer et exploiter les informations utiles au pilotage du pôle
  • Élaborer les tableaux de suivi d’activité du Pôle, humaine et financière
  • Mettre en place des outils de suivi et d'aide à la décision à la demande de la Direction du pôle
  • Exercer des fonctions de pilotage et de contrôle de gestion achats et le contrôle de gestion projets, en étroite collaboration avec le responsable achats, les gestionnaires achats, le coordonnateur logistique et les cadres techniques et logistiques
    • Définir les analyses comparatives de différentes solutions pour les projets
    • Élaborer et suivre des tableaux de bord automatiques achats élaborés par centre de gestion pour fournir, croiser, retrouver et élaborer des indicateurs nécessaires au contrôle de gestion achats et projets
• Réaliser différentes études détaillées et notes de synthèse nécessaires à la prise de décision sur les activités gérées par le pôle : études de ROI, études comparatives de différentes solutions, études statistiques, études en coûts complets
  • Exemples : alimentation, utilisation des véhicules, laboratoire, énergies, informatique, pharmacie, fonction linge, transports, coûts logistiques complets, etc.
• Co-élaborer le catalogue des coûts des services logistiques et techniques du PILS
• Participer à la vision novatrice, portée par la direction de pôle sur une nouvelle approche des achats par le calcul du coût global de possession, en lien avec les ingénieurs, techniciens, et fournisseurs, mais aussi en terme de valeur apportée par les solutions achetées, pour les utilisateurs finaux
  • Réaliser des calculs de TCO et de TVO, notamment en lien avec les achats agiles et en compétence pratiqués par le pôle
• Négocier les achats et les subventions permettant la réalisation des projets en lien menés par le pôle
• Participer aux benchmark et analyses comparatives pour les choix des solutions marché publics
• Calculer l’impact de la mise en place des projets dans les organisations, en lien avec l’ingénieur organisation du PILS
• Suivre les dépenses complexes comme les dépenses d’énergie Gaz et Electricité sur tous les sites intra-hospitaliers et extra-hospitalires et donner à la trésorerie les éléments de calculs de coûts pour régler les factures, en lien avec l’expert AMOA mandaté par le PILS
  • Co-superviser l’agent en charge des engagements et liquidations du périmètre Energies
  • Contrôler les engagements et les liquidations sur ce périmètre pour assurer une bonne lecture de l’atterrissage sur ce périmètre
  • Gérer les contentieux en lien avec les fournisseurs et la trésorerie
• Participer avec le responsable des achats au calcul annuel des gains achats et les déclarer sur la plateforme de la DGOS
• Rédiger le rapport d’activité annuel du pôle
• Proposer, en lien avec le responsable des achats, les évolutions sur la dématérialisation achat dans le sens d’une simplification interne
• Co-rédiger les notes d‘information générales et spécifiques
• Préparer les supports de présentation et de communication
• Participer aux réunions internes et externes

• Gestion des projets du PILS (20%)

• • Élaborer la stratégie projet pour chacun
  • S’ajuster en continu de manière pro-active
  • Piloter des projets d'amélioration et d'optimisation des processus liés aux activités du pôle
  • Coordonner les équipes et mobiliser les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs fixés
  • Recueillir et analyser les besoins terrain en collaboration avec les cadres de santé et les équipes opérationnelles
  • Assurer l'évaluation et le suivi des projets en termes de délais, coûts et qualité
  • Co-participer et co-animer la politique développement durable et RSE du CHAI avec la directrice du PILS (71 projets en cours) : organiser et piloter les différents groupes de travail issus du Copil développement durable, classer les thèmes, recenser des idées et les décliner en actions concrètes sur le terrain

• Gestion budgétaire du PILS (15%)

• • Élaborer le budget annuel du pôle en lien avec les besoins identifiés sur le terrain par les pôles cliniques et les autres pôles fonctionnels, et en imbrication avec les différents services du PILS : DAHL, service informatique, services techniques et logistiques (magasin, transports, restauration, linge), service sécurité et pharmacie
    • Accompagner les cadres techniques et logistiques du pôle à la définition et au chiffrage des projets
    • Élaborer l’État prévisionnel de Recettes et de Dépenses (EPRD), et participer à l’élaboration du Plan pluri-annuel d‘investissement (PPI), en collaboration avec les responsables des différents centres de gestion du PILS (services techniques, service informatique, services logistiques, services économiques, pharmacie)
  • Suivre et analyser le budget de toutes les opérations du pôle en lien avec les cadres et la Directrice de pôle
    • Suivre mensuellement les dépenses par centre de gestion, par périmètre d’achat, par sous-compte budgétaire, des budgets alloués et consommés, avec analyse des écarts et prévisions d’atterrissage à fin d’année
  • Proposer des péréquations et des ajustements budgétaires en fonction de l’évolution des besoins et de l’avancement des projets, dans le respect du budget global alloué dans le pôle
  • Analyser les écarts budgétaires avec les acheteurs et les techniciens et proposer des mesures correctives
  • Assurer le suivi, la fiabilité et la transparence des données comptables, financières et RH gérées par le pôle
  • Préparer et fiabiliser la clôture d’exercice comptable des dépenses du pôle et gérer les opérations de clôture d’exercice en lien étroit avec tous les services du PILS (dépenses engagées non mandatées classe 6, report de crédits classe 2)
  • Contribuer à l'optimisation des dépenses et à l'amélioration continue des processus budgétaires du pôle
  • Être le référent des recettes émises par le pôle

• Suivi réglementaire (10%)

• • Régisseur vie sociale :
    • Encadrement de trois agents
    • Garantir le bon fonctionnement de la régie (remboursements accordés, reconstitution des caisses)
  • Responsable du programme Cartes Achat de l’établissement :
    • Veiller à la bonne utilisation des cartes mises à disposition et au respect des processus en place
  • Diffuser auprès des techniciens du pôle et des gestionnaires achats les procédures et règles communes sur la gestion des achats dans la totalité de la chaine comptable en lien avec les règles de la certification des comptes - domaine achats : passation des commandes, suivi des livraisons/prestations, contrôle des factures
  • Recenser les informations auprès des différents acteurs techniques et logistiques puis réaliser les déclarations réglementaires obligatoires
  • Élaborer les bilans réglementaires obligatoires Décret tertiaire et Bilan des Emissions des Gaz à Effet de Serre (BEGES) :
    • Coordonner la collecte des indicateurs avec les techniciens et les logisticiens du pôle, à remonter dans le cadre des obligations réglementaires de déclaration des émissions gaz à effet de serre liées à l’énergie, source directe et indirectes, aux déplacements professionnels et privés du personnel etc… (périmètre des scopes du BEGES évolutif chaque année)
    • Comptabiliser les dépenses d’énergies par bâtiment du CHAI pour réaliser les déclarations liées au décret tertiaire
    • Interlocuteur central des prestataires procédant aux déclarations réglementaires sur les plateformes ADEME OPERAT

Outils utilisés : GEF, Excel, Business Objects, Qliksense, outils de requêtage, Powerpoint, Word